现金机具维护管理制度.docx

现金机具维护管理制度一、总则1.目的为确保公司现金机具的正常运行，保障现金业务的准确、高效开展，规范现金机具的维护管理工作，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有涉及现金收付业务所使用的各类现金机具，包括但不限于点钞机、清分机、ATM机、存取款一体机等。3.职责分工（1）财务部门负责现金机具的整体管理与监督，制定现金机具的采购计划，组织对在用现金机具的选型、评估及验收工作，协调解决现金机具维护管理过程中出现的财务相关问题，并负责现金机具维护费用的预算编制与审核。（2）设备管理部门（如无独立设备管理部门，则由综合管理部门负责）负责建立现金机具档案，记录现金机具的基本信息、购置时间、维护记录、维修情况等；制定现金机具的定期巡检计划并组织实施；组织现金机具的维修、保养工作，确保现金机具的维修质量和及时性；负责联系外部专业维修机构，洽谈维修合作事宜，并对维修费用进行审核。（3）使用部门负责现金机具的日常使用操作及简单清洁保养工作；发现现金机具出现故障或异常情况时，及时报告设备管理部门，并配合做好维修相关工作；协助设备管理部门制定现金机具的操作规范和维护要点。二、现金机具的购置与验收1.购置计划财务部门应根据公司业务发展需求、现金机具使用状况以及技术更新情况，每年定期编制现金机具购置计划。购置计划应明确现金机具的类型、数量、技术参数、预算金额等内容，并报公司管理层审批。2.选型评估设备管理部门应会同财务部门等相关部门，对市场上的现金机具供应商及产品进行选型评估。评估内容包括产品质量、性能指标、售后服务、价格等方面。通过综合比较，选择具有良好信誉、产品质量可靠、技术支持完善的供应商和现金机具产品。3.验收要求现金机具到货后，设备管理部门应组织财务部门、使用部门等相关人员按照采购合同及产品说明书进行验收。验收内容包括外观检查、数量核对、功能测试、技术参数验证等。对验收合格的现金机具，填写验收报告，并办理入库手续；对验收不合格的现金机具，应及时与供应商协商解决，要求其更换或退货。三、现金机具的日常使用与操作规范1.操作培训设备管理部门应对现金机具的使用人员进行操作培训，确保其熟悉现金机具的性能、操作方法、安全注意事项等。培训内容应包括理论知识讲解、实际操作演示、常见故障排除等。使用人员经培训考核合格后方可上岗操作现金机具。2.操作流程使用人员应严格按照现金机具的操作说明书及公司规定的操作流程进行操作。在操作过程中，要确保操作环境安全、整洁，避免因操作不当导致现金机具损坏或出现故障。同时，要认真核对现金机具显示的信息与实际现金情况是否一致，确保现金收付业务的准确性。3.使用记录使用人员应如实记录现金机具的使用情况，包括开机时间、关机时间、业务处理量、故障发生时间及现象等。设备管理部门应定期收集使用记录，进行分析总结，以便及时发现现金机具存在的问题和潜在风险。四、现金机具的维护保养1.定期巡检设备管理部门应制定现金机具的定期巡检计划，明确巡检周期、巡检内容和责任人。巡检内容包括外观检查、功能测试、清洁保养、部件紧固等。巡检人员应认真填写巡检记录，对发现的问题及时进行处理，并记录处理情况。2.一级保养一级保养以清洁、润滑、紧固为中心，对现金机具进行局部解体检查和清洗，调整现金机具各部位的配合间隙，紧固现金机具的各个部位。一级保养周期一般为每季度一次，由设备管理部门组织使用部门人员进行。3.二级保养二级保养以检查、调整为中心，对现金机具进行较全面的解体检查和清洗，修复或更换磨损的零部件，检查和调整现金机具的电气系统、操作系统等，使现金机具达到完好状态。二级保养周期一般为每年一次，由设备管理部门联系专业维修机构进行。4.特殊维护在现金机具使用过程中，如发现设备出现故障或异常情况，使用人员应立即停止使用，并及时报告设备管理部门。设备管理部门应根据故障情况，组织专业维修人员进行维修。对于较为复杂的故障，应及时联系设备供应商或专业维修机构进行技术支持和维修。维修完成后，应对维修情况进行记录，并进行试机检查，确保现金机具恢复正常运行。五、现金机具的故障处理1.故障报告使用人员在发现现金机具出现故障时，应立即停止操作，并及时填写《现金机具故障报告表》，详细记录故障发生时间、地点、现象、影响业务情况等信息，报告给设备管理部门。2.故障诊断设备管理部门接到故障报告后，应及时安排专业维修人员对故障进行诊断。维修人员可通过现场检查、测试、查阅设备档案等方式，确定故障原因和故障部位。3.故障排除对于一般性故障，维修人员应在规定时间内进行排除，并记录维修过程和维修结果。对于较为复杂的故障，维修人员应及时联系设备供应商或专业维修机构，寻求技术支持和协助，尽快排除故障。在故障排除过程中，如需更换零部件，应使用原厂正品或经设备管理部门认可的合格替代品，并做好更换记录。4.故障跟踪设备管理部门应对现金机具的故障处理情况进行跟踪，确保故障得到彻底解决。对因故障导致现金业务受到影响的情况，应及时采取应急措施，确保现金业务的正常开展。同时，要对故障原因进行分析总结，采取相应的改进措施，防止类似故障再次发生。六、现金机具的报废管理1.报废标准符合下列条件之一的现金机具，可申请报废：（1）已超过规定使用年限，且性能严重下降，无法满足正常业务需求的；（2）因技术更新换代，现有现金机具已被淘汰，且无使用价值的；（3）因意外事故、自然灾害等原因导致现金机具严重损坏，无法修复或修复成本过高的；（4）其他经设备管理部门和财务部门鉴定确已无使用价值的。2.报废申请使用部门或设备管理部门认为现金机具需要报废时，应填写《现金机具报废申请表》，详细说明报废原因、现金机具的基本信息等，并附上相关证明材料，报财务部门审核。3.报废审批财务部门对《现金机具报废申请表》及相关证明材料进行审核后，报公司管理层审批。经批准报废的现金机具，由设备管理部门负责组织处理。4.报废处理设备管理部门对批准报废的现金机具进行清理，做好资产核销手续。对于有利用价值的零部件，可进行回收利用；对于无利用价值的现金机具，应按照公司相关规定进行妥善处理，如报废变卖等，并确保处理过程符合法律法规要求。七、现金机具的档案管理1.档案建立设备管理部门应为每台现金机具建立独立的档案，档案内容应包括现金机具的购置合同、产品说明书、验收报告、操作手册、维护保养记录、故障维修记录、报废申请及审批文件等。档案应采用纸质和电子两种形式保存，确保档案的完整性和可追溯性。2.档案更新随着现金机具维护管理工作的开展，设备管理部门应及时更新现金机具档案内容。如现金机具发生维修、保养、更换零部件、报废等情况时，应在档案中详细记录相关信息，确保档案与实际情况一致。3.档案查阅因工作需要查阅现金机具档案时，应填写《现金机具档案查阅申请表》，经设备管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅人员应妥善保管档案资料，不得擅自涂改、转借、丢失档案。查阅完毕后，应及时将档案归还设备管理部门。八、监督与考核1.监督检查财务部门和设备管理部门应定期对现金机具的维护管理工作进行监督检查，检查内容包括现金机具的日常使用情况、维护保养记录、故障处理情况、档案管理等。对发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.考核评价公司应建立现金机具维护管理工作考核评价机制，对各相关部门及人员的现金机具维护管理工作进行考核评价。考核评价指标包括现金